Manuel de l'exposant

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Chers exposants,

Le manuel des exposants a été conçu pour répondre à toutes vos questions concernant votre présence à l’XPO Vente NAPA 2018. Veuillez consulter toutes les sections ci-dessous afin d’avoir en votre possession tous les renseignements utiles. Nous vous rappelons que ce manuel fait partie intégrante de votre contrat de location d’espace, il est donc impératif de le lire et d’en comprendre son contenu.

L’ensemble du manuel demeure disponible en format PDF pour téléchargement complet, au bas de cette page.

Nous comptons sur votre collaboration afin de nous aider à faire de l’XPO Vente NAPA 2018 un succès sur toute la ligne!

Bonne lecture !

André Latreille
Comité XPO Vente NAPA 2018

Imprimer le manuel
1 - L’XPO en bref!
1.1 - Date et lieu

XPO Vente NAPA 2018 / Les 5 et 6 septembre

Palais des congrès de Montréal
1001, Place Jean-Paul Riopelle, Montréal
Salle 210-230 (même salle que 2017)

1.2 - Horaire sommaire
Mardi 4 septembre 
 
10 h à 22 h : Montage des kiosques des exposants
 
 
Mercredi 5 septembre 
 
9 h à 11 h : Fin du montage des kiosques des exposants
 
10 h : Ouverture du comptoir d’accueil
 
11 h : Accueil des médias et invités VIP
 
12 h : Lancement de presse officiel avec Ron Capps
           Ouverture de la concession alimentaire 
 
13 h : Ouverture des portes de l’XPO Vente NAPA 2018 
 
21 h : Fermeture du comptoir d’accueil
           Fermeture de la concession alimentaire
 
22 h : Fermeture du salon
 
 
Jeudi 6 septembre 
 
11 h : Accès à la salle pour les exposants
           Ouverture du comptoir d’accueil
 
12 h : Ouverture de la concession alimentaire 
 
13 h : Ouverture des portes de l’XPO Vente NAPA 2018 
 
20 h : Fermeture du comptoir d’accueil
           Fermeture de la concession alimentaire
 
21 h : Fin de l’XPO Vente NAPA 2018 
 
21 h à 2 h : Démontage des kiosques et de la salle
 
 
Vendredi 7 septembre
 
8 h à 12 h : Fin du démontage pour quelques gros kiosques 
1.3 - Kiosque - forfait de base

Kiosque de base

Un kiosque complet comprend :

  • 1 stand click blanc PVC
  • 1 comptoir Flash 
  • 1 tabouret
  • 1 support mural avec 4 tablettes
  • 1 tapis 10’ x 10’
  • 1 corbeille à papier
  • 1 fascia au nom de l’exposant (lettrage noir)
  • 1 enseigne « NAPA »
  • 1 prise électrique standard

Mentions spéciales

Des mentions spéciales seront faites tout au long de l’XPO Vente NAPA pour les trois kiosques qui auront raflé les trois premières places, selon une évaluation de nos juges. Les trois principaux critères d’évaluation seront :

  • L’originalité
  • Le visuel
  • L’interactivité (basée sur votre promotion ou animation)

Voilà une belle visibilité qui vous est offerte gratuitement !

1.4 - Plan de salle

Voici le plan de salle de l’édition 2018.

1.5 - Personnes-clés (en bref)
Quoi Qui  Coordonnées
Catalogue des spéciaux David Patenaude

dpatenaude@uapinc.com
514 251-6540 poste 7287

Promotion Patrick Couillard

pcouillard@uapinc.com
514 251-6540 poste 8525

Logistique générale Audrey Bouchard

a.bouchard@gevictoire.com
418 956-4074

Facturation, accueil et transport en autocar des participants Brigitte Lavoie

blavoie@uapinc.com
​
514 251-6540 poste 7203

 

2 - Renseignements généraux
2.1 - Bonnes pratiques
  • Respecter l’horaire pour le montage et le démontage.
  • Assurer une présence en tout temps d’un représentant dans votre kiosque.
  • Porter sa cocarde d’identification en tout temps.
  • Utiliser de manière discrète vos cellulaires dans votre kiosque.
  • En cas de question, veuillez vous référer à la section 13, comité/contacts.
2.2 - Palais des congrès

Adresse principale

Entrée principale des visiteurs
1001, Place Jean-Paul Riopelle
Montréal (Québec)  H2Z 1H5

* Aucune livraison ni cueillette ne sera acceptée à cette adresse.

Adresse du débarcadère

Quai de déchargement
163, rue Saint-Antoine Ouest
Montréal (Québec)  H2Z 1X8

NB : Le stationnement est interdit au débarcadère. Seuls le déchargement et le chargement sont autorisés. Tout contrevenant verra son véhicule remorqué.

2.3 - Stationnement

Vous pouvez utiliser les stationnements suivants pour y garer votre voiture :

  • Stationnement Viger - Palais des congrès de Montréal
    1025, rue Chenneville
    Hauteur libre : 5’11’’ (1,81m)
  • Stationnement Quartier International
    249, rue Saint-Antoine Ouest
    Hauteur libre : 6’7’’ (2 m)
3 - Horaire détaillé
3.1 - Montage

Le mardi 4 septembre, de 10 h à 22 h
Après cette plage, en raison des tapis installés, aucun équipement roulant ne sera permis.

Le mercredi 5 septembre, de 9 h à 11 h : finition du montage des kiosques, ménage.

* Prendre note que la date maximum de réception de votre matériel au Centre de distribution de Montréal est le 30 août à 16 h.
Voir la section 6.3 pour tous les détails de livraison et d’expédition.

Important: Si vous avez du très gros matériel ou une voiture dans votre kiosque, il est primordial de l’avoir indiqué dans votre formulaire d’inscription. Nous vous contacterons pour vous assigner une heure d’arrivée précise, qui sera assurément tôt en avant-midi.

3.2 - Heures d'opération de l'XPO Vente NAPA 2018

Mercredi 5 septembre
11 h à 13 h : Accueil des médias et VIP
13 h à 22 h : Ouverture au public

Jeudi 6 septembre
13 h à 21 h

3.3 - Démontage

Jeudi 6 septembre : 21 h à 2 h
Vendredi 7 septembre : 8 h à midi

Voir la section 6.3 pour tous les détails de livraison et d’expédition.

4 - Plan de salle
4.1 - Plan de salle

Voici le plan de salle épuré de l’édition 2018. La salle sera divisée clairement en sections selon la nature des produits et services que vous offrez. Le comité organisateur est en charge de l’attribution des espaces aux exposants, selon la grandeur que vous avez commandée dans votre formulaire d’inscription. 

5 - Kiosque
5.1 - Inclusions - forfait de base
Un kiosque complet comprend :
  • 1 stand Click en PVC Blanc (voir image page) 
  • 1 Comptoir Flash  
  • 1 tabouret 
  • 1 support à tablettes avec 4 tablettes 
  • 1 tapis 10’X10’ 
  • 1 corbeille à papier 
  • 1 fascia au nom de l’exposant (lettrage noir) et une enseigne « NAPA » 
  • 1 prise électrique standard 
Mentions spéciales
Des mentions spéciales seront faites tout au long de l’XPO Vente NAPA pour les trois kiosques qui auront raflé les trois premières places, selon une évaluation de nos juges. Les trois principaux critères d’évaluation seront : 
  • L’originalité
  • Le visuel
  • L’interactivité (basée sur votre promotion ou animation)
5.2 - Prix
Voici la liste de prix des kiosques, selon les grandeurs offertes. C’est par le biais de votre inscription que vous avez indiqué la grandeur souhaitée. 
  • 100 p2 – 3500 $
  • 200 p2 – 5000 $
  • 300 p2 – 6500 $
  • 400 p2 – 8000 $
  • 500 p2 – 9500 $
  • 600 p2 – 10 500 $
  • 700 p2 – 11 500 $
  • 800 p2 – 12 500 $
  • 900 p2 – 13 500 $
  • 1000 p2 – 14 500 $
6 - Services additionnels aux exposants
6.1 - Mobilier, accessoires, ameublement, tapis
Tessier Services d’Expositions (TSE) a été sélectionné à titre de fournisseur officiel de l’événement. Il leur fera plaisir de vous offrir leurs produits et leur expertise pour vous aider à réaliser un aménagement répondant à vos besoins. 
 
Leur personnel d’expérience, de qualité et courtois est en mesure de vous aider pour :
  • La conception d’un kiosque personnalisé selon votre goût
  • La location de mobilier standard, de prestige ou design
  • La fabrication d’enseignes
  • Le montage et démontage de vos équipements
  • La conception d’un kiosque sur mesure
Pour passer une commande auprès d’eux à l’aide de leur bon de commande, cliquez sur le lien ci-dessous et entrez les codes ci-dessous. 
 
Nom d’utilisateur : NAPA
Mot de passe : NAPA2018
 
La date limite pour bénéficier des tarifs préférentiels de TSE est le 20 août 2018.
 
Pour tout autre besoin ou question auprès de TSE, n’hésitez pas à contacter :
Mireille Tessier, chargée de projet
Téléphone : 1 800 760-9488, 418 524-1888
6.2 - Électricité, plomberie, air comprimé, ménage

Palais des congrès de Montréal
Tel que mentionné dans votre formulaire d’inscription, chaque kiosque inclut une prise électrique 1500W. À noter que les kiosques de 300 pieds carrés et plus obtiendront une prise supplémentaire pour chaque 200 pieds carrés supplémentaire
 
Pour tout besoin d’électricité additionnelle, d’air comprimé, de raccord d’eau ou de nettoyage dans votre kiosque, veuillez placer votre commande directement auprès du Palais des congrès en suivant le lien ci-dessous. Il suffit ensuite de choisir le mois de septembre et de cliquer sur l’événement XPO Vente NAPA 2018. 

Lien Portail Palais des congrès : https://congresmtl.com/portail-client/ 

La date limite pour bénéficier des tarifs préférentiels du Palais des congrès est le 24 août 2018.

6.3 - Livraisons et expéitions / transporteur

À tous ceux qui ont besoin d’un service de transport, trois choix s’offrent à vous pour l’entrée et la sortie de votre matériel au Palais des congrès de Montréal. Notez que le transporteur officiel a priorité au débarcadère au montage et au démontage.
 

  1. Livraison directement au Palais
    Ce service est offert par North American Logistics Services Inc. pour : 
    o Transport de votre entrepôt
    o Entreposage à l’avance
    o Livraison sur le site

    Voici les personnes à contacter ainsi que le bon de commande à utiliser pour ce service : 

    Tél.: 514 868-6650
    Fernando Vera : fvera@nalsi.com
    Andres Valdes : avaldes@nalsi.com
    * Notez que le transporteur officiel a priorité au débarcadère au montage et au démontage.
  2. Livraison de votre matériel au Centre de distribution de Montréal (052)
    Le centre de distribution (CD) de Montréal vous offre le service d’intermédiaire entre votre entrepôt et le Palais des congrès. Vous pouvez donc faire livrer votre matériel de votre entrepôt au CD de Montréal pour que ce matériel soit livré au Palais. Ces livraisons doivent être faites entre le 20 et le 30 août. Il n’est possible de recevoir les livraisons qu’entre ces dates au CD. Le transport entre le CD de Montréal et le Palais des congrès avant et après l’événement vous est offert gratuitement par NAPA.

    Voici l’adresse du Centre de distribution NAPA de Montréal
    2095, Avenue Haig
    Montréal, QC
    H1N 3E2
    IMPORTANT : Vos livraisons au CD doivent être identifiées avec votre nom de fournisseur ainsi que le numéro de votre kiosque à l’XPO, et ce, sans ambiguïté. 

    Attention : Le transport aller-retour entre votre entrepôt et le centre de distribution est à vos frais. Vous devez donc fournir vos coordonnées pour assurer une facturation adéquate dans un tel cas. 

    En cas de livraison, vous devez contacter M. Alexandre Gosselin au 514 252-1127 poste 7730 pour préciser tous les détails de votre livraison. 

     
  3. Achat de matériel directement du Centre de distribution de Montréal (052)
    Vous pouvez demander au Centre de distribution de prendre du matériel dans son inventaire et de le livrer au Palais des congrès. Le cas échéant, vous devez fournir une liste précise des équipements souhaités ainsi que vos coordonnées pour assurer une facturation adéquate. 

    En cas d’achat, vous devez contacter M. Alexandre Gosselin au 514 252-1127 poste 7730 pour préciser vos besoins.
6.4 - Manutention
Le service de manutention est offert par NAPA et comprend :
  • Le retrait de la marchandise du camion sur les lieux de l’événement
  • La livraison à votre kiosque
  • La manutention des contenants vides à l’aire d’entreposage et leur retour à votre kiosque à la fin
  • La préparation d’étiquettes d’envoi pré-imprimées et de l’entente de manutention de la marchandise pour son expédition (aux frais des exposants)
  • La manutention de la marchandise à remettre dans le camion après l’événement
6.5 - Entreposage

Il est strictement interdit de garder des boîtes de dépliants dans les kiosques. Seuls les besoins journaliers sont autorisés. Des espaces d’entreposage sont prévus à cet effet par le Palais des congrès. Ce service est offert gratuitement par NAPA.

6.6 - Réseau Internet sans fil

Exposants :
À titre d’exposant, vous aurez besoin d’un accès à Internet en raison du bon de commande électronique. La majorité des exposants utiliseront leur réseau cellulaire personnel. Toutefois, si vous n’avez pas accès à un réseau cellulaire, nous mettrons à votre disposition un réseau sans fil (wi-fi). Ce service vous sera offert au tarif préférentiel de 80 $ pour les 2 jours de l’événement. Vous deviez indiquer votre intérêt pour ce service dans votre formulaire d’inscription. Le cas échéant, nous vous ferons parvenir un code unique quelques jours avant l’événement. 

Visiteurs :
Pour les visiteurs qui n’ont pas accès à un réseau cellulaire personnel sur leur appareil, un accès à un réseau sans fil (wi-fi) sera offert gratuitement pour la durée de l’XPO Vente. 

* Notez que le réseau sans fil offert aux visiteurs n’offre pas la fiabilité de celui offert aux exposants et bien sûr, de votre réseau cellulaire personnel

6.7 - Audiovisuel

Si vous souhaitez ajouter un effet wow dans votre kiosque à l’aide d’éclairage, de musique ou autre moyen technique, voici les coordonnées de notre fournisseur pour l’événement: 

Electrolight 
Carl L’espérance
418 558-9475
clesperance@groupeelectrolight.com 

6.8 - Services alimentaires

Un service de restauration rapide sera offert dans la salle de l’XPO Vente NAPA. Vous pourrez vous y procurer nourriture et boisson. Le service débutera 1 h avant l’ouverture du salon, ce qui vous permettra de dîner sur place.  

Horaire d’opération : 
Mercredi 5 septembre : de midi à 22h
Jeudi 6 septembre : de midi à 21 h

Des coupons repas de 20 $ sont disponibles dès maintenant. Vous pouvez en faire l’achat auprès de Brigitte Lavoie, 514 251-6540 poste 7203, blavoie@uapinc.com.

Exclusivité des services alimentaires
Veuillez noter que Capital Traiteur est le fournisseur exclusif des services alimentaires au Palais des congrès de Montréal. Il est formellement interdit d’apporter des aliments, boissons, friandises, eau en bouteille ou tout autre article de nature similaire sur les lieux sans autorisation préalable. Les produits offerts et distribués gratuitement, à titre d’échantillons, ne doivent pas venir en compétition ni limiter les ventes de Capital Traiteur. Pour être reconnus comme échantillon, ces produits doivent faire partie de la nature du commerce impliqué et donc distribués dans le but de les faire connaître du public.

Exemples d’échantillons autorisés : une boulangerie qui fait goûter son pain, une brûlerie qui fait goûter son café.
Exemples d’échantillons non autorisés : une compagnie de pièces d’auto qui distribue des bouteilles d’eau, une compagnie d’assurance qui distribue des chocolats.

Afin d’obtenir l’autorisation de Capital Traiteur pour distribuer de la nourriture ou des boissons, il convient donc de respecter l’une des deux conditions suivantes 

  1. FABRICANT DE PRODUITS
    Celui qui envisage la distribution doit être le fabricant desdits produits et exposer à une foire commerciale sur la restauration ou un secteur connexe. Il devra distribuer en format échantillon uniquement, soit 60 ml (2 onces) pour les liquides et 28 grammes (1 once) pour les solides, soit l’équivalent d’une bouchée. Si le produit est de l’alcool, des directives spéciales s’appliquent.
     
  2. NON-FABRICANT DE PRODUITS
    Celui qui envisage la distribution doit payer un frais à Capital Traiteur afin qu’il renonce à son droit d’exclusivité. Le montant du frais sera calculé par Capital Traiteur, selon la nature et la quantité du produit en distribution, et payable en entier par carte de crédit. Sous cette catégorie, les produits alcoolisés ne peuvent être distribués.

Celui qui distribue de la nourriture ou des boissons sur les lieux du Palais des congrès de Montréal sans autorisation préalable de Capital Traiteur devra immédiatement retirer les produits non autorisés de son kiosque ou salle de réunion, à la demande de la Société du Palais des congrès de Montréal ou de son représentant.

7 - Animation dans votre kiosque
7.1 - Animation

Nous vous recommandons fortement de prévoir de l’animation afin d’attirer le plus de visiteurs possible dans votre kiosque. 

Vous savez déjà ce que vous ferez? Merci d’en informer Audrey Bouchard à a.bouchard@gevictoire.com ou au 418 956-4074. 

Vous manquez d’idées? Nous sommes là pour vous guider. C’est par le biais du formulaire d’inscription que vous nous avez fait part de votre intérêt, le cas échéant. Nous contacterons tous les intéressés afin de vous aider.

8 - Présentations / démonstrations de produits et services
8.1 - Présentations / Démonstrations

Tous ceux qui souhaitent prévoir une courte présentation ou démonstrations de leurs produits ou services lors de l’XPO doivent nous en informer.  C’est par le biais du formulaire d’inscription que vous nous avez fait part de votre intérêt, le cas échéant. Nous contacterons tous les intéressés afin de vous aider. 

Vous avez changé d’idée? Merci d’en informer Audrey Bouchard à a.bouchard@gevictoire.com ou au 418 956-4074.

9 - Catalogue des spéciaux
9.1 - Catalogue des spéciaux

Le comité a mis sur pied une promotion spéciale pour tous les produits et lignes de produits disponibles chez NAPA. Cette promotion est en vigueur du 1er avril au 31 août.

Plusieurs d’entre vous profitent également de la promotion spéciale sur les produits ou lignes de produits applicables.

Afin de bien préparer l'XPO Vente NAPA 2018, le comité NAPA XPO Vente vous rappelle qu'il est essentiel de nous fournir des prix promotionnels (avant le 15 juillet 2018) pour le catalogue des spéciaux. Ce dernier sera en vigueur du 1er au 15 septembre 2018. N'oubliez pas que vous devez fournir un prix pour les centres de distribution NAPA de Montréal et de Québec, ainsi que des prix magasins et des prix installateurs qui eux, seront affichés.

Voici le modèle simplifié pour tous les fournisseurs:

  • NE PAS ajouter de colonne
  • NE PAS retirer de colonne
  • NE PAS mettre d'image
  • Insérer seulement les données des 10 colonnes demandées.
  • Les colonnes (5) avec fond de couleur sont obligatoires
  • Pour les promotions spéciales du type "Acheter XYZ " et recevez un cadeau, nous allons les traités à part. Nous allons créer une section promotion sur le site web pour énumérer toutes les promotions de ce type.

Pour de plus amples renseignements, veuillez contacter M. David Patenaude au: 514-252-1127 ou par courriel au: dpatenaude@uapinc.com.

* Vos escomptes seront appliqués une fois les bons de commandes de l'XPO Vente NAPA comptabilisés dans le système NAPA.

10 - Promotion « Faites-vous plaisir! »
10.1 - Promotion Faites-vous plaisir!

Suite au succès 2017, les primes reviennent cette année, sous forme de forfaits de type sports, plein air, loisirs et voyages. LA promotion est en vigueur depuis le 1er avril jusqu’au 31 août ainsi que les 5 et 6 septembre, jours de l’XPO.

Il y a 4 manières de cumuler des points cette année dans le cadre de la promotion : 

  1. Loyauté
  2. Augmentation d’achats
  3. Pendant l’XPO (les points sont triplés)
  4. Fournisseurs/manufacturiers (promotion spéciale)

Les installateurs reçoivent une communication mensuelle de la part de leur magasin leur indiquant le total de points cumulés à ce jour. 
* N’oubliez pas d’envoyer vos prix spéciaux avant le 15 juillet à M. David Patenaude au : 514-252-1127 ou par courriel au: dpatenaude@uapinc.com.

Pour connaître les partenaires de la promotion ainsi que les primes disponibles, consultez la section Promotion en suivant ce lien : Promotion Faites-vous plaisir!

Pour toute question en lien avec la promotion, veuillez contacter : 
Patrick Couillard
Gérant de district
pcouillard@uapinc.com 
514 251-6540 poste 8525

11 - Opportunités de commandites
11.1 - Commandites
Voici un rappel des opportunités de commandites 2018. C’est par le biais de votre inscription que vous avez indiqué la commandite souhaitée. Nous communiquerons avec vous prochainement, si ce n’est pas déjà fait. Sinon, pour toute question ou pour réserver une commandite de dernière minute, veuillez contacter Audrey Bouchard au a.bouchard@gevictoire.com ou au 418 956-4074. 
 
  • Collaborateur principal – 5000 $ 
  • Présentateur Zone resto/bar – 2500 $ 
  • Tournée NAPA – 2500 $
  • Cocardes d’identification – 2500 $ --- VENDU 
  • Cordons de cocardes d’identification – 2500 $ --- VENDU
  • Visibilité accueil – 2500 $
  • Vidéo de bienvenue – 2500 $
  • Publicité du sac remis à l’entrée – 2000 $
  • Infolettre mensuelle de l’XPO – 1500 
  • Projet « Pimp my ride » - 1000 $ 
  • ¼ page dans le dépliant promotionnel remis à l’entrée – 500 $
12 - Partenaires en hébergement
12.1 - Partenaires en hébergement

Nous avons deux blocs de chambres limités répartis dans deux établissements situés au centre-ville de Montréal. La formule de réservation en est une de premier arrivé, premier servi. Chaque exposant est responsable de réserver sa chambre dans le cadre de l’XPO Vente NAPA. 

Ces blocs de chambres seront relâchés le 2 août 2018. Après cette date, il nous sera impossible de garantir la disponibilité de chambres dans ces établissements. 

  1. Le Dauphin Montréal Centre-ville
    1025, de Bleury
    Montréal (QC)  H2Z 1M7
    Tarif pour occupation simple et double : 179 $
    Tel. : 514 788-3888
  2. Holiday Inn Montréal Centre-ville
    999, St Urbain, 
    Montréal (QC)  H2Z 0B4
    Tarif pour occupation simple et double : 189 $​
    Tel. : 514 878-9888
13 - Contacts comité XPO Vente NAPA 2018
13.1 - Tableau de contacts

Quoi

Qui

Coordonnées

Catalogue des spéciaux

David Patenaude

dpatenaude@uapinc.com
514 251-6540 poste 7287

Promotion

Patrick Couillard

pcouillard@uapinc.com
514 251-6540 poste 8525

Logistique générale

Audrey Bouchard

a.bouchard@gevictoire.com
418 956-4074

Facturation, accueil et transport en autocar des participants

Brigitte Lavoie

blavoie@uapinc.com

514 251-6540 poste 7203

Responsable des opérations

Sylvain Hudon

shudon@uapinc.com

514-252-1127, poste 7374

Inscription des exposants

André Latreille

alatreille@uapinc.com
1 800-561-1127, poste 7250

Inscriptions des clients

Martin Samson

msamson@uapinc.com
514 251-6540 poste 8510

Représentant des magasins associés

Daniel Prud’Homme

dprudhomme@uapinc.com
819-427-6256

Transport matériel

Nicolas Quirion

nquirion@uapinc.com
800-561-1127 poste 7130

Relations médias

Eric Coppée

ecoppee@uapinc.com
514-252-1127 poste 7558

Producteur délégué

Patrick Gagnon

p.gagnon@gevictoire.com
418 520-2905

Promoteur

Alain Primeau

aprimeau@uapinc.com
514 251-6540 poste 7203

14 - Prévention des incendies / Palais des congrès
14.1 - Prévention des incendies

Vous trouverez ci-dessous le guide de prévention des incendies du Palais des congrès. Il est important d’en prendre connaissance afin de respecter les règlements du Palais et ainsi éviter toute situation d’urgence qui pourrait survenir. 

/files/Guide_prevention_incendie__exposition.pdf

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